実績はfreeeに、予算はExcelやスプレッドシートに ── 予実管理はこの2つを毎月突き合わせる作業です。科目を揃え、部門を揃え、差異を計算し、資料に整える。本記事では、freeeの実績データと予算データを自動で突合し、科目別・部門別の予実差異と着地見込みを常時見られる状態にする方法を解説します。予算管理のやり方は変えずに、突合だけを自動化するのがポイントです。
01 予実突合が月次の重荷になる理由
予実管理そのものは高度な分析ではありません。重いのは突合の下ごしらえです。freeeからの実績エクスポート、予算表との科目・部門の対応付け、月次への割り付け、差異計算、グラフ化 ── この一連の作業が毎月発生し、経理担当の数時間から数日を奪います。しかも手作業のため、締めから予実資料が出るまでのタイムラグが意思決定を遅らせます。
予算をシステム化しようとすると大がかりな話になりがちですが、実は必要なのは突合の自動化だけです。予算はスプレッドシートのままでいい ── そう割り切ると、この問題は小さなデータ連携で解決できます。
02 実績×予算の自動突合でできること
- 予実差異の自動可視化：freeeの実績と予算データをTableau上で突合し、科目別・部門別の差異を自動で可視化します。
- 着地見込みの常時更新：進行月の実績を日次で取り込み、月次の着地予測を資料作成を待たずに確認できます。
- 多店舗・多事業部のPL横断比較：同じ構成のまま、店舗別・事業部別のPL比較にも使えます。
- 予算管理の運用は不変：予算はこれまで通りExcel・スプレッドシートで管理。フォーマットに合わせて取り込み側が吸収します。
03 連携の仕組み｜実績・予算・可視化の3ステップ
実績の取得（freee会計から）
freeeから試算表・取引データを部門・期間の条件つきで自動取得します。締め前の進行月データも日次で取り込めます。
予算の取得（スプレッドシートから）
予算表のスプレッドシートを読み込み、科目・部門・月のキーを実績側と揃えます。予算改定があってもシートを直せば自動で追従します。
突合・可視化（Tableauで差異と着地）
実績と予算を同じキーで突合し、Tableauのダッシュボードで差異・進捗率・着地見込みを表示します。
ポイント：科目対応表を「資産」にする
予実突合の肝は、freeeの勘定科目と予算表の管理科目の対応付けです。この対応表をフローの設定として一度だけ定義しておけば、毎月の突合は完全自動になり、担当者が変わっても定義は引き継がれます。
04 Passworkでの実現方法 ── 予算はスプレッドシートのままでいい
Passworkなら、freee会計とスプレッドシート、両方のコネクタを同じフローでつなげます。「予算管理のためだけに新しいシステムを覚える」必要はなく、変わるのは突合作業が消えることだけです。多店舗・多事業部の場合も、部門軸を持たせた同じ構成がそのまま使えます。
月次の実行は自動化され、失敗時は通知とAIの原因分析で素早く復旧できます。提供元のPraztoは350社超のデータ連携・導入支援の実績から、科目対応の設計やダッシュボードの見せ方まで伴走します。
05 業務での具体的な活用例
月次経営会議の予実レポート（経理・経営）
会議用の予実資料づくりが、ダッシュボードを開くだけに変わります。締め直後には差異が見えているため、原因の深掘りに時間を使えます。
進行月の着地モニタリング（経営）
進行月の実績を日次で取り込み、月中でも着地見込みを確認。「月が締まってから気づく」を「月中に手を打つ」に変えられます。
店舗別PLの横断比較（多店舗ビジネス）
店舗別の予実を同じ画面で横断比較し、計画からの乖離が大きい店舗をすぐ特定。店舗指導の優先順位づけがデータで決まります。
06 まとめ：予実は「作る資料」から「見る画面」へ
予実管理の自動化の要点は、予算の運用を変えずに、freee実績との突合だけを自動化すること。科目対応表を一度フローに定義してしまえば、予実は毎月作る資料ではなく、いつでも見られる画面になります。経理の月次から、まず数時間を取り戻すところから始めましょう。
この記事の構成図は「Passwork連携カタログ 会計編」からの抜粋です
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